Sistem

Tipe Sistem Informasi

Lonnie D.Bentley dan Jeffrey L.Whitten (2007:6)

mendefinisikan sistem sebagai: “Kumpulan dari beberapa bagian yang saling berhubungan yang bekerja bersama-sama untuk mencapai beberapa hasil”.

Jogiyanto (2008:1)

“Sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. 

Hall dalam Mardi (2011:1) 

“Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”.

PENGERTIAN INFORMASI

Jogiyanto (2008:8) 

“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. 

Masih menurut Jogiyanto (2008:10), Kualitas Informasi (Quality of Information) tergantung dari 4 (empat) hal, yaitu :

a.       Akurat      

Informasi harus benar-benar bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan.

b.      Tepat Waktu

Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat.

c.       Relevan

Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya.

d.      Lengkap

Informasi yang akan digunakan harus selengkap mungkin, jangan setengah-setengah.

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI

John W.Satzinger (2007:6) 

“Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa bagian yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan, sebagai hasil dari informasi yang dibutuhkan untuk meyelesaikan bisnis” 

Sigh A. Dalam Mardi (2011:2)

“Sistem Informasi berfungsi untuk menyediakan informasi yang sesuai dan akurat kepada para pengguna pada saat yang tepat”. 

Executive Support Systems (ESS) } Level Strategis

Management Information System (MIS)

Decision Support System (DSS)

Knowledge Work Stations (KWS) 

Office Automation Systems (OAS)

Transaction Processing Systems (TPS) } Level Operasional

Empat Tipe Sistem Informasi (SI) berdasarkan Tingkatan Manajemennya:

1.      Level Operasional

à Membantu manajer operasional dalam memantau kegiatan atau transaksi  rutin harian dalam organisasi.

    

     Contoh SI pada Level ini :

a.      Transaction Processing Systems (TPS) / Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan menyimpan data transaksi rutin harian yang diperlukan untuk kelangsungan organisasi.

-	INPUT	:	Transaksi, Kegiatan
-	PROSES	:	Meng-Update (memperbaharui)
-	OUTPUT	:	Laporan rinci
-	USER	:	Staf Operasional, Supervisor
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Sangat terstruktur
-	CONTOH	:	Sistem Penggajian

2.     Level Knowledge (Pengetahuan)

à membantu knowledge dan data worker dalam merancang produk,                  mendistribusikan informasi dan pembuatan dokumen dalam suatu organisasi

     Contoh SI pada Level ini :

a.      Office Automation System (OAS) / Sistem Otomatisasi Perkantoran

Sistem Komputer seperti word processing , sistem e-mail dan sistem penjadwalan yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan khususnya data worker di perusahaan tersebut.

-	INPUT	:	Dokumen, Jadwal
-	PROSES	:	Manajemen dokumen, penjadwalan dan komunikasi
-	OUTPUT	:	Dokumen, Jadwal
-	USER	:	Clerical Workers (Pegawai, Sekretaris)
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Terstruktur
-	CONTOH	:	Sistem Image Dokumen (membuat presentasi)

b.      Knowledge Work System

Sistem Informasi yang dapat membantu meningkatkan kreativitas karyawan serta mampu mengintegrasikan pengetahuan baru dalam organisasi.

-	INPUT	:	Spesifikasi rancangan
-	PROSES	:	Pemodelan
-	OUTPUT	:	Rancangan, grafik
-	USER	:	Technical staff, professional
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Terstruktur
-	CONTOH	:	Engineering workstation (CAD, CAM)

3.     Level Manajemen

à Membantu kegiatan pemantauan, pengawasan, pengambilan keputusan   dan kegiatan administrative dari middle manager

     Contoh SI pada Level ini :

a.      Decision Support System (DSS) / Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Informasi pada level manajemen yang menggabungkan antara data dan model analisis mutakhir atau peralatan untuk menganalisis data yang mendukung proses pengambilan keputusan semi-terstruktur maupun tidak terstruktur.

-	INPUT	:	Data bervolume rendah
-	PROSES	:	Simulasi, analisis
-	OUTPUT	:	Analisis keputusan
-	USER	:	Staf manajer, profesional
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Semi-terstruktur
-	CONTOH	:	Analisis wilayah penjualan

d.      Manajemen Information System (MIS)/ Sistem Informasi Manajemen

Sistem manusia-mesin yang terpadu Sistem Manusia-Mesin yang terpadu, guna menyediakan informasi yang mendukung proses, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

-	INPUT	:	Data bervolume tinggi
-	PROSES	:	Model sederhana
-	OUTPUT	:	Laporan ringkas
-	USER	:	Middle managers
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Terstruktur yang mengarah pada semi-terstruktur
-	CONTOH	:	Membuat anggaran tahunan

4.     Level Strategik

à Membantu perencanaan kegiatan jangka panjang dari senior managers

     Contoh SI pada Level ini :

a.      Executive Support Systems (ESS) / Sistem Pendukung Eksekutif

Sistem informasi yang mengarah pada pengambilan keputusan yang tidak terstruktur melalui tampilan grafik dan komunikasi.

-	INPUT	:	Data menyeluruh, internal dan eksternal
-	PROSES	:	Interaktif
-	OUTPUT	:	Proyeksi
-	USER	:	Senior managers
-	PENGAMBILAN KEPUTUSAN	:	Sangat tidak terstruktur
-	CONTOH	:	Rencana operasional 5 tahun

Klasifikasi Sistem Informasi Berdasarkan Area Fungsional / Fungsi Organisasi :

-         Sistem Informasi Akuntansi

-         Sistem Informasi Manufaktur (Produksi dan Operasi)

-         Sistem Informasi Pemasaran dan Penjualan

-         Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Þ    Sistem Akuntansi & Keuangan

Sistem yang menjaga arus dana dan aset finansial dari perusahaan

CONTOH
Sistem	Deskripsi	Level Organisasi
Anggaran penerimaan	Mencatat  penerimaan perusahaan	Operasional
Analisis Portfolio	Merancang portfolio investasi dari perusahaan	Knowledge
Penganggaran	Mempersiapkan anggaran jangka pendek	Manajemen
Perencanaan keuntungan	Merencanakan keuntungan jangka panjang	stratejik

Þ    Sistem Produksi dan Operasi / Manufaktur

Sistem yang berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan proses produksi dari produk & layanan serta pengawasan arus produksi.

CONTOH
Sistem	Deskripsi	Level Organisasi
Pengawasan mesin/alat	Mengawasi kegiatan mesin dan alat produksi	Operasional
Computer Aided Design (CAD)	Merancang produk baru menggunakan komputer	Knowledge
Perencanaan Produksi	Memutuskan kapan dan berapa banyak produk yang harus diproduksi	Manajemen
Penempatan Fasilitas	Memutuskan di mana akan diletakkan fasilitas produksi	stratejik

Þ    Sistem Penjualan dan Pemasaran

Sistem yang dapat membantu perusahaan dalam mengidentifikasi pelanggan, mengembangkan produk dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, mempromosikan produk dan layanan, menjualnya dan menyediakan dukungan bagi pelanggan.

CONTOH
Sistem	Deskripsi	Level Organisasi
Proses pemesanan	Menginput, memproses dan mencatat pesanan	Operasional
Analisis Pasar	Mengidentifikasi pelanggan dan pasar menggunakan data demografi, pasar, perilaku pelanggan, dan trend	Knowledge
analisis harga	Menentukan harga produk dan layanan	Manajemen

Þ    Sistem Sumber Daya Manusia

Sistem yang menjaga data karyawan, keahlian masing-masing karyawan, performa kerja dan mengadakan pelatihan serta membantu perencanaan kompensasi dan pengembangan karir karyawan.

CONTOH
Sistem	Deskripsi	Level Organisasi
Pelatihan dan pengembangan	Mengadakan kegiatan pelatihan untuk mengembangkan keahlian dan performa karyawan	Operasional
Penjenjangan karier	Merancang jenjang karier bagi karyawan	Knowledge
Analisis kompensasi	Mengawasi jangkauan dan pendistribusian upah, gaji dan bonus	Manajemen
Perencanaan SDM	Merencanakan kebutuhan tenaga kerja jangka panjang	stratejik

     

Evolusi CBIS (Sistem Informasi Berbasis Komputer)

F o k u s   A w a l   P a d a   D a t a 

Awalnya, penggunaan komputer pada dunia bisnis terfokus pada data. Kemudian muncul penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Perusahaan-perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Sehingga dulu komputer generasi pertama digunakan untuk hal yang terbatas pada aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi awal ini adalah Electronic Data Processing (EDP)/ Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

F o k u s   B a r u   P a d a   I n f o r m a s i

Perkembangan komputer yang cepat, memungkinkan daya pemrosesan yang lebih banyak pula. Peran manajemen dirasakan sangat besar. Data yang semula menjadi fokus pada Sistem Informasi kini beralih pada Informasi yang merupakan hasil dari pengolahan data. Hal ini mengarah pada konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM), yang dapat menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer.

F o k u s   R e v i s i   P a d a   P e n d u k  u n g   K e p u t u s a n

Lebih khusus dari SIM, Sistem Penunjang Keputusan (SPK)/ Decision Support System (DSS) dimaksudkan untuk mendukung penyediaan informasi pemecahan masalah tertentu khusus untuk seorang manajer.

F o k u s   S e k a r a n g   P a d a   K o m u n i k a s i

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain yakni Office Automation (OA)/ Otomatisasi Perkantoran. OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja lain melalui peralatan elektronik seperti fasilitas internet, telekomunikasi (teleconference).

F o k u s   P o t e n s i a l   P a d a   K o n s u l t a s i

Saat ini, sedang berkembang suatu sistem komputer yang merupakan adaptasi dari penalaran  logis manusia yang diberi istilah AI (Artificial Intelligence). Bagian khusus dari AI yakni Sistem Pakar (Expert System), kini mendapat perhatian paling banyak. Sistem Pakar merupakan Sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang.

Misalnya, sistem pakar dapat membantu seorang manajer sama seperti yang dilakukan seorang konsultan manajemen.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem:

Analisis dan perancangan sistem, Kendall & Kendall 2006 

 1.      Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan

·       Penganalisis harus menemukan apa yang sedang dilakukan dalam bisnis

·        Penganalisis akan melihat beberapa aspek dalam aplikasi-aplikasi sistem informasi untuk membantu bisnis supaya mencapai tujuan-tujuannya dengan menyebut problem atau peluang-peluang tertentu

·        Yang terlibat: pemakai, pengalisis dan manajer sistem yg bertugas mengoordinasi proyek.

·        Aktivitasnya: wawancara terhadap manajemen pemakai, menyimpulkan pengetahuan, mengestimasi cakupan proyek , dan mendokumentasikan hasil-hasilnya.

·        Output: laporan yang feasible berisikan definisi problem dan ringkasan

2.      Menentukan syarat-syarat informasi

·        Penganalisis berusaha keras untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan pemakaian

·        Penganalisis sistem perlu tahu detail-detail fungsi – fungsi sistem yang ada, siapa(orang-orang yang terlibat), apa(kegiatan bisnis), dimana(lingkungan dimana pekerjaan itu dilakukan), kapan(waktu yang tepat), dan bagaimana(bagaimana prosedur yang harus dijalankan) dari bisnis yang sedang dipelajari.

3.      Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem

·        Penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis  dalam bentuk grafik terstruktur.

·        Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem

·        Berikut spesifikasinya

4.      Merancang sistem yang direkomendasikan

·        Peganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai  desain sistem informasi yang logik

·        Penganalisa merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat.

·        Penganalisa menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi.

·      Juga mencakup perancangan file-file atau basisdata yang bisa menyimpan data-data yang diperlukan oleh pembuat keputusan.

·        Basis data yang tersusun dengan baik adalah dasar bagi seluruh sistem informasi

·        Penganalisa juga bekerja sama dengan pemakai untuk merancang output (baik pada layar maupun hasil cetakan)

·        Penganalisa harus merancang prosedur-prosedur back up dan kontrol untuk melindungi sistem.

·         

5.      Mengembangkan dan medokumentasikan perangkat lunak

·        Pemrograman adalah pelaku utama dalam tahap ini karena mereka merancang, membuat kode dan mengatasi  kesalahan – kesalahan dari program komputer.

6.      Menguji dan mempertahankan sistem

·        Mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan.

·        Sebagian besar kerja rutin pemrogram adalah melakukan pemeliharaan

·         

7.      Mengimplementasikan dan mengevaluasikan sistem

·        Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem

·        Sebagaian besar pelatihan tersebut dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan merupakan tanggung jawab penganalisa sistem

·        Evaluasi dilakukan pada setiap tahapan, kriteria utama yang harus dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan sistem